書類の断捨離が簡単に！正しい選別方法と溜め込まないコツを解説

悩んでいる人

放置していたら書類がこんなに溜まっちゃった…。綺麗に片付けたいけど、どうやって捨てる書類を仕分けたらいいんだろう…？

こんなお悩みに答えます。

なんとなく捨てにくい手紙や年賀状、念のためと取っておきがちな取扱説明書。

まだまだ紙文化が根強い日本において、気づけば大量の書類や紙類が溜まっている人は多いはず。

今回は書類を整理したいとお考えの方に、簡単に断捨離できる書類の選別方法や溜め込まないコツをご紹介します。

書類の断捨離は服の断捨離とは異なり「もったいない」「まだ使える」といった直感は必要ないため、コツを理解するだけで簡単に仕分けができます。

ぜひ本記事を参考に書類の断捨離を進めてください。

書類以外も断捨離しているのになんとなくモヤモヤしているという方は、「断捨離してもスッキリしない原因と試してほしい5つのワザ！」もご覧ください。断捨離後の部屋がすっきりしない原因が分かります。

Uka

書類が溜まりやすい理由

書類が溜まりやすい人には、次のような共通点があります。

「あ、私のことだ…」と思った方も多いはず。

ではそんなあなたにお聞きします。

「後で見返す」と思っている書類を実際に見返したことはありますか？

「必要になったときに使うかもしれない」と思っている書類が実際に必要になったことはありますか？

答えが「NO」の方は、不要な書類を大事に溜め込んでいるかもしれません。

正しく選別すれば、なんとなく捨てられなかった書類が必要かどうかしっかり判別できます。

後悔しない断捨離方法で、書類をスッキリと整理しましょう。

書類を断捨離する手順

書類を断捨離する手順は次の通りです。

書類を正しく断捨離するためには、家中にある書類を収納から出して選別することがポイントです。

収納したまま必要かどうかを判断しようとすると、どうしても必要な気がしてしまうものです。

面倒かもしれませんが、必ず書類を1箇所にまとめて広げてから断捨離をスタートしましょう。

断捨離で残しておくべき書類

それでは、断捨離で残しておくべき書類や保管のコツについて解説します。

どの書類が必要でどの書類が捨てても問題ないのか、ひとつひとつ確認していきましょう。

残しておくべき書類や判断に迷う書類は、以下のように分類できます。

順番に解説していきます。

長期保管が必要な書類

長期保管が必要な書類は、以下に該当する重要書類です。

具体例としては、年金手帳や保険証券、賃貸・銀行・携帯などの契約書が重要書類にあたります。

これらは後々必要になる場合が多いので、きちんと保管しておきましょう。

ただ、「資格の認定書」関係で、就職活動などで今後役に立たないと判断できる書類は捨ててもOKです。例えば「漢検3級」などの学生時代に受けた検定試験の合格書など。

Uka

このような長期保管が必要な重要書類は、カテゴリーごとにクリアファイルに入れておくのが良いでしょう。

さらにファイルごとにラベリングをしておくと、書類を探す際にも便利です。

もしくは、仕分けがしやすいので蛇腹ファイルにまとめるのもおすすめです。

一時的に保管が必要な書類

一時的に保管が必要が書類には、以下のような書類が該当します。

医療費の領収書は、医療費が1年間で10万円を超える場合に控除を受けられるため、確定申告まで取っておきましょう。

保証書関係に関しては、保証期間が終わったものは使い道がないので捨ててもOKです。

明細書や領収書なども、支払いを済ませ家計簿につけるなど目的をはたしたものはすぐに処分しましょう。

取扱説明書も、過去に見たことがないものは処分してOKです。

万一必要になった場合も、今はネットで取扱説明書を見れる場合がほとんどですので。

こうした一時的に保管が必要な書類も、クリアファイルや蛇腹ファイルを使って用途別にまとめておくのがおすすめです。

毎月確認して、不要になった書類をこまめに処分すると溜まりにくくなりますよ。

思い出として残しておきたい書類

思い出として残しておきたい書類には、以下のようなものが該当します。

子どもが小さい頃に描いた絵や家族の写真、手紙などの思い出の書類は、無理に処分する必要はありません。

ただ、これ以上増やさないようにしたいのであれば、取っておく枚数を決めて厳選するのがおすすめです。

年賀状に関しては、お年玉番号の確認が終わったものは処分しましょう。

もし翌年分の住所確認のために必要な場合は、それまで保管していても構いません。

こうした思い出として残しておきたい書類は、意外とかさばりやすいです。

もし形として残さなくても構わないのであれば、USBやSDカードでデータ化したりDVDに焼いたりするのがおすすめです。

電子化した方が、ものとして取っておくより保管場所が少なくて済みます。

捨てるか判断に迷う書類

捨てるかどうか判断に迷う書類は、以下のようなものがあります。

後で見返したくなるかもしれない資料やノートなどは、捨てようか判断に迷うでしょう。

そのような書類も、形にこだわらないのであればデータ化やDVD化をしておけば場所を取らずに残しておけます。

書類をデータ化すると部屋がスッキリ片付くのはもちろん、必要なデータを簡単に探せるようになりますし、書類の劣化や紛失の防止にもつながります。

ただし、紙である必要がある書類や紙が効力を発揮する書類、具体的には提出や保管が求められている書類は捨てないで保管しておくように注意しましょう。

書類をデジタル化できるアプリ

書類をデータ化する際には、アプリを活用するのもおすすめです。

他にも様々な無料アプリがあるので、自分の目的に合ったものを探してみてください。

「いつか」「念のため」の書類は今すぐ捨てるべき

書類の断捨離において、根拠のない「いつか」や重要度の低い「念のため」に該当する書類は切り捨てる勇気が必要です。

例えば、「いつか勉強する」「時間ができたら勉強する」と考えて取ってある語学学習や資格勉強用の資料。

具体的に勉強する日程を決めて今すぐ動き出さないのであれば、これらは今すぐ捨てるべきです。

これ以上取っておいても、この資料たちはこれまでと同じように使われることはないでしょう。

本当に勉強したいというのであれば、やりたくてもできない今ではなく、取り組める時間のあるときに改めて最新のものを買うべきです。

ましてや、やりたいのになかなか手をつけられないことにモヤモヤを感じていては本末転倒です。

その資料が今のあなたをワクワクさせることはありません。

また大学時代の授業などで使ったプリント類は、社会人生活でも役立ちそうだと取っておきがちです。

ところが、これまで「いつか時間ができたら見返す」が実現したことは全くなかったはず。

そもそも本当に必要なものなら、自然と見返す時間を作る努力をするものです。

パンフレット類（案内冊子）なども困ったときに必要だと思いつい取っておきがちです。

しかし今は必要になったらネット見れるものが多いです。

万一必要になることがあっても、その冊子の存在を思い出せる人は少ないでしょう。

今は手に取っているから思い出せると感じるかもしれませんが、使っていないものを思い出せるような人はほぼいません。

思い切って捨てたからといって、取り返しのつかない問題が発生するわけではありませんよね。

こうした重要度の低い「念のため」の書類は手放してもOKです。

断捨離で捨ててもOKな書類

完全に捨てても問題ない書類は、以下のようなものです。

チラシやDM、レシートや確認済みの書類などは処分しましょう。

ただし、個人情報が入っているものは注意して処分する必要があります。

個人情報やプライバシーに関わる情報が誰かの手に渡ることのないよう、書類はハサミで裁断してから捨てると安心です。

書類の断捨離中にやってはいけないこと

断捨離をしているときに絶対にやってはいけないことを2つご紹介します。

断捨離中に収納用ファイルを作り始める

書類を断捨離しながら、仕分け用の収納ファイルを作り始める人がいます。

まだ書類を減らせていないのに、つい整理整頓に走ってしまうんですね。

これは絶対にやってはいけません。

断捨離の目的は整理整頓ではなく手放すことです。

手放す前に収納しては、どれも必要なものに思えてきてしまいます。

断捨離中はとにかく捨てることに集中してください。

捨てることを躊躇する書類を捨てる

断捨離をしていると、意外と迷っていたものも捨てても問題ないと感じるかもしれません。

しかし、書類に関しては捨てたら取り返しのつかないものも当然あります。

ですので、少しでも迷った書類がご紹介した重要書類に該当するものであった場合は、保管しておくことをおすすめします。

書類を溜め込まないための習慣

書類を溜め込まないようにするためには、「用が済んだらすぐに処分する」ことが大切です。

例えば、郵便物の書類は届いたらすぐに開封して中身を確認し、処分するかどうかを判断してください。

一度寄せてしまうと「今は見なくていいや」と封筒の存在を忘れて、念のため取っておこうという判断をしてしまうのです。

郵便物の仕分けはスピード勝負だと思ってください。

これだけでも、書類がかなり溜まりにくくなるはずです。

ぜひお試しください。